Política de
tratamiento de datos
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la “Política”, regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que realiza la empresa Fábrica de Plantas y Semillas de Antioquia S.A.S., identificada con su sigla FASPLAN S.A.S., el “Responsable”, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE
Razón social: Fábrica de Plantas y Semillas de Antioquia S.A.S.
Sigla: FASPLAN S.A.S.
Nit: 901.140.774.0
Dirección: Vereda Quirama – Km. 1.7 vía San Antonio de Pereira – El Carmen de Viboral.
Municipio: El Carmen de Viboral -Antioquia
E-mail: info@fasplan.com.co
2. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.
2.1 Tratamiento de datos personales de naturaleza pública y privada
FASPLAN S.A.S. accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:
2. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.
2.1 Tratamiento de datos personales de naturaleza pública y privada
FASPLAN S.A.S. accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:
2.1.1 Finalidad para el tratamiento de datos de Usuarios
✔ Envío de información comercial de FASPLAN S.A.S.
✔ Comunicaciones relacionadas con los servicios que presta FASPLAN S.A.S.
2.1.2 Finalidad para el tratamiento de datos de Candidatos
✔ Análisis de la información de un candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación.
✔ Contactar al candidato para manifestar el interés que existe en iniciar un proceso de vinculación.
✔ Verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y desempeñado cargos.
✔ Enviar sus datos a aliados y clientes de FASPLAN S.A.S. que estén interesados en contactar personas con su perfil, para explorar una posible contratación laboral.
2.1.3 Finalidad para el tratamiento de datos de Clientes
✔ Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
✔ Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por los clientes de FASPLAN S.A.S., así como elaborar la facturación correspondiente.
✔ Envío de publicidad sobre productos, servicios y seminarios de FASPLAN S.A.S.
✔ Ofrecimiento de los servicios del portafolio de FASPLAN S.A.S.
✔ Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permitan definir los servicios que presta FASPLAN S.A.S.
✔ Comunicar la realización de eventos y seminarios organizados por FASPLAN S.A.S.
✔ Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficios para los Clientes.
✔ Envió de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos. Servicios y seminarios prestados por FASPLAN S.A.S.
2.1.4 Finalidad para el tratamiento de datos de Empleados
✔ Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del Empleador establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación Familiar y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con las normas vigentes.
✔ Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el Colaborador o entidades expresamente indicadas por el Colaborador.
✔ Contratar seguros de vida y/o gastos médicos o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con el Empleador, de ser el caso.
✔ Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
✔ Mantener la seguridad y salud de los colaboradores en el lugar de trabajo de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante SG-SST), y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015, que expresa: “Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo. La conservación puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo establecido en el presente capítulo siempre y cuando se garantice la preservación de la información”.
✔ Informar instrucciones con ocasión del contrato de trabajo.
✔ Evaluar el desempeño laboral del Colaborador.
✔ Recolectar información y evidencias con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso.
✔ Almacenar los datos personales en el sistema interno del Empleador.
✔ Circular y consultar los datos entre las personas especificadas en esta Sección, exclusivamente para los fines aquí previstos.
✔ Usar la información para procedimiento y documentos relacionados a la relación laboral del Colaborador con el Empleador.
2.1.5 Finalidad para el tratamiento de datos de Medios de Comunicación
✔ Envío de información relacionada con cierres o transacciones importantes para la realización de notas.
✔ Envío de información relacionada a seminarios, eventos académicos y/o actividades programadas por FASPLAN S.A.S.
✔ Envío de invitaciones para realizar cubrimiento de eventos, cocteles, conferencias y actividades sociales y/o académicas de FASPLAN S.A.S.
✔ Comunicar actividades de las cuales puedan extraer material para publicar en entrevistas o columnas de opinión.
2.1.6 Finalidad para el tratamiento de datos de Proveedores
✔ Organización del registro de información de proveedores para el envío de invitaciones a cotizar, órdenes de compra.
✔ Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que FASPLAN S.A.S. legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.
✔ Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con FASPLAN S.A.S.
✔ Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores.
2.1.5 Finalidad para el tratamiento de datos de Medios de Comunicación
✔ Envío de información relacionada con cierres o transacciones importantes para la realización de notas.
✔ Envío de información relacionada a seminarios, eventos académicos y/o actividades programadas por FASPLAN S.A.S.
✔ Envío de invitaciones para realizar cubrimiento de eventos, cocteles, conferencias y actividades sociales y/o académicas de FASPLAN S.A.S.
✔ Comunicar actividades de las cuales puedan extraer material para publicar en entrevistas o columnas de opinión.
2.1.6 Finalidad para el tratamiento de datos de Proveedores
✔ Organización del registro de información de proveedores para el envío de invitaciones a cotizar, órdenes de compra.
✔ Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que FASPLAN S.A.S. legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.
✔ Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con FASPLAN S.A.S.
✔ Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores.
2.2 Tratamiento de datos sensibles
FASPLAN S.A.S. podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus empleados tales como videos, fotografías y huellas dactilares. Así mismo, FASPLAN S.A.S. obtiene información sobre el estado de salud de sus empleados en cumplimiento de obligaciones legales sobre salud ocupacional. Para estos efectos, FASPLAN S.A.S. dará aplicación a las disposiciones legales sobre tratamiento de datos sensibles, incluyendo las siguientes:
✔ Obtener autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal:
a) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
b) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
c) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
En los casos en que FASPLAN S.A.S. tenga acceso a datos sensibles, su tratamiento se realizará con las siguientes finalidades.
2.2.1 Datos relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional de candidatos y colaboradores para los siguientes fines
✔ Verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
✔ Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de FASPLAN S.A.S.
✔ Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del colaborador y las personas en el lugar de trabajo.
2.2.2 Datos biométricos (huellas y fotografías) del colaborador
✔ Identificar al personal que acceda a las instalaciones de FASPLAN S.A.S.
✔ Dar acceso a las instalaciones de FASPLAN S.A.S.
✔ Verificar la permanencia del colaborador en las instalaciones de FASPLAN S.A.S.
✔ Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como; realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
✔ Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones, seminarios, eventos académicos que realiza FASPLAN S.A.S. a sus colaboradores.
✔ Publicitar y difundir la participación de colaboradores de FASPLAN S.A.S. en distintas actividades, congresos y eventos.
2.3 Video de Vigilancia
Las instalaciones de FASPLAN S.A.S. cuenta con cámaras de video en distintos lugares. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
2.4 Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
FASPLAN S.A.S. podrá tratar datos de los hijos de candidatos o empleados que sean menores de 18 años. Esta información es recolectada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para ello, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos. Por esta razón, las finalidades que tiene la recolección de estos datos son:
✔ Identificación de los hijos de un candidato en las visitas y entrevistas que se realicen en el domicilio del candidato.
✔ Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios, ante las autoridades, tales como; antes el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
✔ Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que FASPLAN S.A.S. organice para sus hijos.
✔ Comunicar a los colaboradores el nacimiento de los hijos de colaboradores de FASPLAN S.A.S.
3. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LOS DATOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FASPLAN S.A.S., en su calidad de responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a FASPLAN S.A.S. en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015.
c) Ser informado por, FASPLAN S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante FASPLAN S.A.S.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
4. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
FAPLAN S.A.S., será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.
5. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
5.1 Procedimiento para acceso y consulta
El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de FASPLAN S.A.S., para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico institucional; info@fasplan.com.co, o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario de 8:00 am a 5:00 pm, en la Vereda Quirama – Km. 1.7 vía San Antonio de Pereira – El Carmen de Viboral, municipio El Carmen de Viboral.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.2 Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos
El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en la base de datos de FASPLAN S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante FASPLAN S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo electrónico info@fasplan.com.co o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario de 8:00 am a 5:00 pm, en la Vereda Quirama – Km. 1.7 vía San Antonio de Pereira – El Carmen de Viboral, municipio El Carmen de Viboral.
b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
c) La solicitud debe contener la siguiente información:
1) La identificación del Titular.
2) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
3) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
4) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
5) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
6) Los documentos que se quieran hacer valer.
7) Firma, número de identificación
8) Radicación en original.
d) Si el reclamo resulta incompleto, FASPLAN S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
e) Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta el que reclamo sea decidido.
g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.3 Supresión de datos
El Titular tiene el derecho a solicitar a FASPLAN S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales y en especial cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FASPLAN S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:
a) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
5.4 Revocatoria de la Autorización.
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
6. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En desarrollo del principio de seguridad, FASPLAN S.A.S. ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y FASPLAN S.A.S. no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
7. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
FASPLAN S.A.S, cuenta con una Política de Tratamiento desde el año 2017. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web www.fasplan.com.co.
El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto.